A maior tendência dos últimos anos, em se tratando de moradia, são os condomínios-clube. Muitas vezes são enormes, quase como pequenas cidades. Podem abrigar muitas torres e até lojas comerciais. Mas seu diferencial está nos itens de lazer e facilidades. Geralmente, uma lista quase infinita de opções para os condôminos se entreterem nas áreas comuns.

    O conceito é muito bom, já que em qualquer grande cidade, o trânsito, cada vez maior, desanima a cumprir grandes distâncias para o deslocamento até o clube, ou até a aula de futebol e natação dos filhos.

     Afinal, quem não quer piscina, quadras, auditórios, salão de beleza, brinquedoteca, redário, pomar, e pista de cooper sem pegar trânsito?

    Há também a parte de convivência com os outros moradores, que em tese deveria ser melhor devido ao desfrute de toda essa área de lazer.

     Apesar de tantos pontos a favor, os condomínios-clube também têm muitos contra. Afinal, pense em dividir a tomada de decisão da sua vida em condomínio com outras 800 unidades.

Administração

     Geralmente, a administração dos condomínios-clube é feita por um síndico, assessorado por um gerente predial e assistentes administrativos, além da administradora de condomínio. Quando as torres são muitas, o usual é que cada uma tenha o seu próprio subsíndico. É ele quem resolve as pequenas pendências referentes aquele local.

     É claro que o síndico é o responsável legal pelo condomínio, mas as pequenas decisões referentes a cada torre podem ser tomadas pelo subsíndico – desde que não contrariem a convenção e o regulamento interno– que devem ser os mesmo para o condomínio inteiro.

     O ideal é que o síndico de um condomínio-clube, principalmente nos primeiros anos do local, já tenha experiência prévia em outros empreendimentos. Afinal, são muitos itens para se preocupar, muitas compras de equipamento a fazer e muitos, muitos fornecedores e contratos em que se pensar. Como serão muitas as responsabilidades – e as novidades-, e as pessoas não se conhecem direito ainda, pode-se pensar em uma primeira gestão mais curta, apenas para os seis primeiros meses.

     Para compor o corpo diretivo vale não apenas as pessoas que se interessarem, mas também se tiverem conhecimentos de contabilidade, direito, finanças, administração, já que essas áreas são bastante usadas no cotidiano do condomínio.

     Também é muito interessante que se formem comissões de moradores para diversos temas como obras, segurança e lazer. As comissões devem ser montadas em assembleias e se reunir periodicamente. De preferência, sem fazer parte do conselho. O ideal é que moradores ‘comuns’ tenham mais liberdade para atuar.

Assembleias

     As famosas reuniões de condomínio aqui também têm um desafio a mais: ter um local que abrigue os todos os moradores interessados em participar – mesmo que a única assembleia que chame tanto quórum seja sobre vagas de garagem.

     Mas há certas assembleias que podem ficar restritas ao morador daquele edifício, ou bloco, em particular. Às vezes, uma infiltração, ou manutenção na caixa d´água do local, ou ainda problemas de comportamento ou de convivência específicos podem ser tratados com assembleias específicas para aquele bloco.

     Com o avanço da tecnologia, muito em breve boa parte desses problemas serão resolvidos quando as chamadas assembleias virtuais se tornarem uma realidade.

Administradora

     O papel da administradora também é preponderante. Como se trata de manter diversos itens funcionando bem, com a manutenção em dia, é fundamental que a administradora escolhida já tenha experiência com outros clientes do mesmo segmento.

     Dependendo do tamanho do cliente, pode ser que o time de atendimento seja até três vezes maior do que o necessário em um condomínio comum.

     Por isso, antes de escolher a administradora, investigue na carteira de clientes se há algum com porte semelhante ao seu. Também pergunte como será a equipe escolhida. Se haverá plantões nos finais de semana, e como será o apoio às assembleias.

Convenção e Regimento interno

     Outro ponto crucial é a Convenção e Regimento Interno do condomínio. Se estes documentos não estiverem bem formatados às reais características e necessidades do empreendimento, administração pode enfrentar vários obstáculos para realizar a gestão adequadamente.

     Pode parecer óbvio, mas com o grande avanço do mercado imobiliário nos últimos anos, muitas incorporadoras não acompanharam as mudanças nesse novo formato de moradia e, atualmente, não é raro encontrar condomínios-clube com convenções e regimentos internos incompatíveis com a realidade do local.

     Por isso, é importante checar se esses documentos estão bem redigidos. Caso não, deve-se cobrar da incorporadora a adequação ou consultar a administradora contratada que, como informado, deve ter expertise em gestão condomínios-clube.

Finanças

     Em um condomínio-clube, as finanças precisam ser extremamente bem administradas. Como os itens de lazer são muitos, é importante frisar que a taxa condominial irá acompanhar esse ritmo de gastos, sendo mais onerosa que a de um condomínio comum.

     Mesmo contando com diversas torres, o ideal é que a taxa condominial não seja formada através de dois rateios: um para bloco e outro geral. Isso pode favorecer a individualismo em detrimento do espírito de coletividade. Todos devem ter o mesmo direito sobre o uso das áreas comuns e de lazer.

     Na hora da prestação de contas, os gastos do condomínio e da parte do clube devem vir separados. Dessa forma fica mais claro para os moradores o quanto está sendo gasto em que local, e a prestação de contas, mais transparente.

     Também é importante que haja uma previsão para os inadimplentes e que a “folga” do montante arrecadado e o que é gasto seja um pouco maior em condomínios desse tipo.

Manutenção

     De acordo com os especialistas consultados, a manutenção da infra-estrutura é uma das áreas que mais onera o condomínio-clube. Como o espírito do local são os itens de lazer, esses devem ter manutenção preventiva sempre em dia.

     Também devem estar planejados sempre reparos de curto, médio e longo prazo.  O gerente predial  e o síndico devem estar sempre atentos a esse programa. Afinal, se uma coisa aqui e outra ali começarem a ficar sem uso, ou sem condições de uso, a parte “clube” do condomínio passa a não valer a pena – apenas irá onerar os moradores, sem tantos benefícios.

     Outro ponto importante nesse caso é a manutenção das áreas pertencentes ao condomínio. Para manter o valor patrimonial sempre em alta, vale ter uma programação também de pintura e cuidados com a parte elétrica, hidráulica e da fachada.

Mão de obra

     Com tantos itens específicos a serem cuidados em um local desse porte, o natural é que a mão de obra contratada também seja especializada. Isso pode gerar um custo mais elevado, mas irá se converter em um local bem cuidado e com manutenção sempre em dia.

     Por exemplo: ter um zelador no condomínio é bom, mas nesse caso um gerente predial, que tenha conhecimentos sobre elaboração de contratos, e de informática, por exemplo, é fundamental.

     Os contratos com empresas terceirizadas também devem seguir um padrão que seja o esperado pelo condomínio. Empresas de manutenção de piscina e portões, por exemplo, além da que cuida dos elevadores, deve ter atendimento 24 horas, sete dias por semana.

Segurança

     Em se tratando de um espaço tão grande e com tantas pessoas circulando dentro de um condomíno-clube, é natural que a segurança seja uma das maiores preocupações dos seus síndicos. Há empreendimentos que contam com uma portaria para cada torre, e outros com entradas separadas para fornecedores e funcionários distinta da de moradores.

     O fundamental aqui – como em qualquer outro empreendimento – é que os moradores respeitem as regras de segurança e os funcionários sejam devidamente treinados.

     Para manter a calma e o regulamento interno sempre em dia, é comum que haja equipes de segurança atuando dentro do condomínio. Por isso, contratar uma empresa que ofereça treinamento constante dos seus funcionários é fundamental.

Convivência

     É claro que morar com tanta gente também tem o seu ponto negativo: o de muitas opiniões divergentes e, consequentemente, muitos atritos.

     Há também o problema do respeito às regras. A maior dor de cabeça em condomínios-clube se refere ao uso da área de clube por convidados – o que geralmente é proibido pela convenção e pelo regulamento interno. Por isso, – mais uma vez – deve haver muita clareza nesses dois documentos no que se refere ao uso dos itens de lazer.

     Outro ponto de atrito se refere à necessidade de agendamento para uso de certos espaços, como área gourmet, churrasqueiras ou salão de festas. Apesar de momentaneamente desocupados, o local pode ter sido previamente agendado para uma festa. Então o ideal é sempre reforçar para os moradores a importância da reserva prévia.

     Para a gestão de conflitos em geral, outra dica é montar um comitê de conciliação, formado por moradores e um profissional, que pode ser indicado pela administradora. Isso pode ajudar a resolver os conflitos sem ter que levá-los a instâncias jurídicas.

Outros serviços

     Em se tratando de serviços, um condomínio-clube pode ter diversos profissionais terceirizados. Pode ser desde os professores de educação física que dão aula como personal trainner, passando por recreadores, passando até por esteticistas e cabeleireiros, que usam os locais como salão de beleza do local para oferecer seus préstimos.

     Há várias formas de trabalhar com esses profissionais se cercando de cuidado – para evitar que futuramente haja algum tipo de processo trabalhista contra o condomínio.

Veja abaixo:

•     Serviços muito procurados pela maioria dos condôminos, como professores de musculação na academia, por exemplo, podem ser contratados em regime de terceirização. O ideal é que a administradora redija um contrato que fique claro para todas as partes. Nesse caso, o custo é dividido por todos os condôminos
•     Serviços sazonais, como recreação nas férias para crianças, também são rateados por todo o condomínio. A diferença, nesse caso, é a duração do contrato, mais curto
•    Serviços personalizados, como aula de natação, pilates, artes marciais são acordados entre o profissional e os moradores, diretamente. A administração pode ajudar com o contrato, mas o ideal é que não se envolva com o pagamento dos profissionais
•     Serviços como cabeleireiro, manicure, esteticista também devem ser acordados entre os moradores e os profissionais, diretamente

     Para manter a segurança no relacionamento com esses profissionais, o ideal é que todos tenham uma ficha cadastral na administração do condomínio, com dados pessoais, número de RG e CPF, endereço residencial, e contatos telefônicos.

     Professores de educação física devem ser registrados nos seus respectivos conselhos regionais. Dessa forma, o condomínio se cerca de cuidados na hora de escolher um profissional para se responsabilizar pela academia do local.

     Há também em alguns condomínios-clube serviços de alimentação, como lanchonetes e bares. Nesses casos, cada condômino paga o seu consumo. Nos clubes em que o serviço é terceirizado, é comum a cobrança de uma taxa para cobrir custos como água e energia elétrica utilizada.

Áreas de lazer

     Manter ativas, e em ordem, as diferentes áreas de lazer, como espaço gorumet, brinquedoteca, sala de música, quadras, academias, entre outros, também é um desafio. Por isso, promover encontros, palestras, eventos, celebrar datas comemorativas são ações importantes nesse tipo de empreendimento. Isso pode ser feito através da contratação de profissionais especializados em recreação e atividades físicas, implantação de cronogramas de atividades para cada área de lazer e promoção de competições com premiação, por exemplo.

     É importante também que cada espaço tenha suas normas e regras de uso.

Conscientização ambiental

     Em um local com tantas pessoas, o acúmulo de lixo, e o desperdício de água e luz podem ser enormes. Para diminuir um pouco do impacto ambiental, o condomínio pode fazer uma campanha de conscientização sobre o uso racional da água e da energia elétrica.

    Implantar a coleta seletiva no condomínio também é extremamente importante. Com o volume de lixo produzido, fica mais fácil fechar uma parceria com ONGs ou empresas especializadas.
Para que a coleta seletiva dê certo é importante envolver funcionários e condôminos no processo e oferecer palestras educativas, além de material impresso e lixeiras coloridas específicas para esse fim.

Canais de comunicação

     É importante que os síndicos e subsíndicos tenham um bom relacionamento com os moradores – e que esses tenham acesso aos cuidadores do condomínio.

     Portanto, vale a pena investir em canais de comunicação claros, como e-mails, site do condomínio, caixas de sugestão, além de manter o livro de ocorrências sempre em dia.

     Em alguns empreendimentos há até informativos mensais, que ficam pregados nos quadros de avisos. Outros preferem ter um blog ou site, em que não há custos de impressão. De qualquer modo, o importante é ter tempo e disponibilidade para ouvir os moradores.

     Pesquisas de satisfação entre os moradores também são muito úteis para dar voz aos moradores.

   Administrar um condomínio pequeno não é tarefa das mais simples. As tarefas são muitas, a responsabilidade é grande e a cobrança, maior ainda.  E como mensurar o trabalho de gerir um condomínio com mais de três ou quatro torres?

     Nesse tipo de empreendimento, a administração pode se comparar a de uma pequena cidade, já que muitos podem chegar  a  ter mais de 8 mil habitantes.

Administração

     Para conseguir organizar e fazer um empreendimento desse porte funcionar bem, há algumas diferenças. A principal é o papel atuante e necessário do subsíndico. Cada torre deve ter o seu – e os subsíndicos devem se reportar ao síndico, que deve ser apenas um, caso o empreendimento conte com apenas um CNPJ.

     Se o local contar com mais de um CNPJ – um para cada torre, por exemplo -, então deverá haver um síndico para cada torre. É dessa maneira que o condomínio deve funcionar juridicamente.

     Para uma administração desse tipo – de condomínios multitorres -, uma boa opção também pode ser a contratação de um síndico profissional, trabalhando lado a lado com os subsíndicos.

     Apoiando os subsíndicos é importante que haja comissões tanto de cada torre como de todo o condomínio.  Assim sempre haverá cuidados de todas as frações do empreendimento, e também um olhar global que olhe para o local como um todo.

     Os serviços de uma administradora são fundamentais nesse caso. “Em condomínios com diversas torres, um funcionário da administradora pode até ficar alocado ali, dando assistência para a administração e para os moradores”, ensina Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.

Funcionários

     Cuidar de um empreendimento com a escala de uma pequena cidade requer muito também dos funcionários. Um ponto sensível em qualquer condomínio, os especialistas ouvidos apontaram que a terceirização de mão de obra nesses casos é um caminho a ser considerado.

     “É extremamente complicado, em um condomínio onde há três ou quatro portarias, como o síndico pode controlar quem faltou, como fazer para esse local não ficar sem funcionário?”, questiona Luiz da Cal.

    Sendo funcionários próprios ou mão de obra terceirizada, a organização desses colaboradores é fundamental para o bom funcionamento do condomínio. Para isso, é importante que haja uma hierarquia clara a ser seguida.

    Cada setor de trabalho (portaria, segurança, manutenção e faxina) deve contar com um líder. Esse líder é a ponte entre os funcionários e o gerente predial ou zelador.

    Falando em hierarquia, é importante destacar a função do zelador ou gerente predial. Ele é o elo entre os funcionários e o síndico, ou subsíndicos.

Condôminos

     Achar uma alternativa que agrade a todos os moradores é quase impossível. Mas uma ótima maneira de tornar um condomínio de grandes proporções mais democrático é a implantação de comissões de moradores.

     Com a opinião de mais pessoas sendo levadas em conta, é provável que o condomínio ganhe não apenas em qualidade de serviços, como também em melhora da convivência entre os moradores.

     O uso de sites condominiais em locais desse porte também pode ser uma boa alternativa. Com a comunicação centralizada e organizada no site, administração e moradores não precisam esperar por assembleias ou reuniões do conselho para trocarem suas opiniões sobre diversos assuntos, além de poder gerenciar reservas de espaços, registrar ocorrências e acessar documentos como atas e o regimento interno.

Áreas comuns

     Se em um pequeno condomínio já fica difícil muitas vezes controlar o uso de salões de festa e da churrasqueira, imagine gerir esses espaços em um condomínio com mais de 10 salões de festa.

     Em empreendimentos multitorres há algumas maneiras de fazer a reserva de espaços de lazer, conheça-os:

•      Funcionários próprios: há condomínios onde há um colaborador destacado apenas para essa função. Os interessados em alugar o espaço preenchem uma ficha, e então o funcionário levanta as informações necessárias, como saber se o local está vago e se o morador está em dia com as suas obrigações.
•      Sites: um ambiente online também pode servir para receber as solicitações de reserva dos moradores. Nesse caso, quem administra a ferramenta pode ser a administradora, se a opção for pelo cadastro no portal da empresa, ou o síndico ou subsíndico, no caso de sites condominiais.

Erros mais comuns

     Veja o que os especialistas entrevistados apontaram como erros frequentes nesse tipo de empreendimento:

•      Excesso de colaboradores: mesmo tendo uma grande área para cobrir, empreendimentos desse tipo podem ter seu quadro inchado. Cheque se com algumas melhorias tecnológicas não é possível diminuir o número de vigias, por exemplo. Exemplificar
•     Exceções que viram regras: Abrir exceção em um local onde mora tanta gente deve ser evitado ao máximo. Afinal, todos querem ter mais direitos (e conforto), sempre.
•     Advertências e multas: aqui o cuidado é o mesmo de sempre, o de só multar com fundamento, provas e/ou testemunhas. Além de sempre oferecer o direito de defesa do infrator
•      Gestão “solta”: cuidar do bem estar de um grande condomínio não combina muitas vezes com uma gestão em que o síndico é tido como bonzinho ou omisso. É importante que sua atuação seja firme e constante em todos os cantos do empreendimento. (saiba mais sobre os perfis de cada sindico)

Seguro obrigatório

     O seguro obrigatório deve ser contratado em verba única, e que represente o custo de reconstrução do empreendimento, devendo seu custo ser rateado conforme fração ideal.

     Nos questionários de avaliação de risco, a seguradora poderá exigir a discriminação do número de torres, mas a contratação deverá ser realizada com verba única para a garantia básica.

Fonte: www.sindiconet.com.br