Os moradores podem ter acesso à prestação de contas do condomínio?
Essa é uma dúvida muito comum no meio condominial. Ainda há quem acredite que somente o síndico e os membros do conselho fiscal podem ter acesso à prestação de contas do condomínio. No entanto, nós da Informma mostraremos que sim, você, morador, pode saber como está a saúde financeira do seu condomínio.
O que é a pasta de prestação de contas do condomínio?
A gestão condominial eficiente e transparente requer uma ferramenta essencial: a pasta de prestação de contas. Nessa pasta, é possível encontrar informações cruciais sobre a aplicação dos recursos do condomínio, acordos com inadimplentes e até mesmo ações judiciais.
É importante destacar que essa pasta pode ser mantida em formato físico ou virtual, sendo considerada o verdadeiro tesouro do condomínio. Ela é uma excelente ferramenta para detectar fraudes ou desvios nas verbas, e permite uma avaliação completa da gestão financeira do condomínio.
Quem possui acesso à pasta de prestação de contas do condomínio?
A pasta de prestação de contas é um documento fundamental no condomínio e deve estar disponível para todos. No entanto, há algumas prioridades a serem observadas. Assim que a pasta chegar, ela deve estar facilmente acessível para o síndico, a administradora do condomínio e os conselheiros fiscais para a análise mensal.
Após a análise mensal, os moradores têm permissão para examinar os documentos, e o acesso nunca deve ser negado. Contudo, a pasta deve ser armazenada em um local específico e seguro, seja no condomínio ou na administradora.
Quais informações devem ter na pasta de prestação de contas?
Existem diversas formas de organizar a documentação do condomínio, uma vez que não há uma maneira específica exigida por lei, como ocorre com empresas.
No entanto, é importante que a pasta de prestação de contas contenha, essencialmente, os seguintes itens:
- Termo de recebimento e verificação de contas, que deve ser assinado pelo síndico e pelos conselheiros
- Introdução, que pode conter um índice, resumo, observações ou instruções prévias sobre o conteúdo da pasta
- Espaço para comentários, onde o síndico, conselheiros ou condôminos podem deixar observações
- Balancete completo
- Extrato(s) da(s) conta(s)
- Receitas do condomínio
- Despesas do condomínio, acompanhadas de documentos originais
- Relatório sobre inadimplência, que deve informar acordos judiciais ou não
- Outras despesas, que precisam ser detalhadas
Normalmente, a pasta começa apresentando os balancetes de débito e crédito do mês anterior. Logo no início, há também um relatório simplificado que apresenta um panorama do período referente à pasta. Em seguida, são apresentadas as receitas, despesas e, por fim, a parte de inadimplência.
Pontos de atenção na prestação de contas do condomínio:
- Gastos sem notas fiscais: É essencial solicitar notas fiscais em todas as compras e serviços contratados pelo condomínio. Isso garante transparência e evita possíveis problemas futuros;
- Inadimplência: Quando há inadimplência, o pagamento deve ser feito por meio de um boleto emitido em nome do condomínio. Isso ajuda a evitar confusões e garantir que o pagamento seja direcionado corretamente;
- Saldos diferentes: É fundamental que o saldo contábil e bancário estejam em concordância. Caso haja divergências, é preciso investigar e corrigir o problema o quanto antes;
- Dúvidas: Sempre que houver dúvidas em relação às contas do condomínio, é importante buscar ajuda da administradora ou do síndico. As observações devem ser devolvidas à empresa com a pasta;
- Multas disfarçadas: É importante ficar atento para evitar multas desnecessárias, que acabam onerando o condomínio. Caso perceba atrasos no pagamento de compromissos, questione e busque uma solução;
- Conta no nome do síndico: Em casos de condomínios novos, onde ainda não há um CNPJ, é possível abrir uma conta em nome do síndico. Entretanto, essa situação deve ser temporária, com duração máxima de três meses. Assim que possível, é importante abrir uma conta com o CNPJ do condomínio.
Por fim, sabemos que cuidar de um condomínio não é uma tarefa simples, portanto, conte com a Informma Síndicos para gerir o seu patrimônio com transparência e eficiência. Fique atento aos pontos citados acima e fale conosco em caso de dúvida, é sempre um prazer te ajudar!
