Correspondências na Administração de condomínios
Cuidado com a distribuição interna deve ser grande mais rápido possível aos seus destinatários.
Daí a necessidade de que o condomínio seja rápido e certeiro na entrega e distribuição da correspondência para os moradores. Afinal, ninguém quer perder um prazo de pagamento de um boleto, ou pior, saber que um cartão, por exemplo, já foi entregue, mas está ‘perdido’ dentro do condomínio.
Distribuição
Geralmente o correio entrega a correspondência de uma só vez, uma vez por dia, no condomínio. Em empreendimentos menores, é comum que a divisão e distribuição de cartas sejam feitas pelo zelador ou porteiro. Estima-se que em um condomínio de pequeno porte essa tarefa tome cerca de uma a duas horas diárias do profissional.
É importante que as regras estejam estabelecidas no regimento interno do condomínio, e que qualquer alteração seja votada em assembleia.
Em condomínios maiores, geralmente as cartas comuns são destinadas aos escaninhos de cada unidade. Então, quando desejarem, os moradores podem ir ao local e retirar sua correspondência.
Cartas registradas
Caso a carta seja registrada, ou um telegrama ou citação judicial, o trâmite é diferente. O ideal é que o profissional de portaria faça uma lista com as correspondências desse tipo, com protocolo, e que os moradores assinem ao receber o material, que, portanto, deve ser entregue em mãos – seja na unidade, na portaria ou na sala do zelador.
Esse tipo de livro de controle e protocolo de recebimento pode ser facilmente encontrado em papelarias.
Condomínios de grande porte
Mas e em condomínios de grande porte, com duas torres ou mais?
O volume de correspondência é enorme, e o grau de exigência é o mesmo: o esperado é que as cartas cheguem às caixas dos moradores no mesmo dia.
Para se ter uma ideia, em um condomínio com 5 torres e aproximadamente 300 unidades, o volume diário de correspondências pode chegar a 1.500 cartas.
Nesse tipo de cenário, seria irreal pensar que o zelador, sozinho, conseguisse fazer a separação desse material e ainda cuidar de todas as outras tarefas de sua função. Por isso, em grandes empreendimentos, o ideal é haver um funcionário encarregado apenas dessa função.
“Além de haver pelo menos uma pessoa destacada apenas para isso, é importante que haja um local destinado para a triagem da correspondência, evitando assim que o material seja perdido ou extraviado”, ensina José Carlos de Oliveira, gerente de condomínios da Habitacional.
Depois de organizadas, as cartas devem então ser encaminhadas aos escaninhos de cada morador.
No caso das cartas que necessitam de assinatura, a logística é a mesma que em condomínios menores. As mesmas devem ser protocoladas e entregues, mediante assinatura no ato do recebimento. Assim, fica mais fácil controlar o que foi entregue de mais importante, além de ser uma segurança a mais para os responsáveis pela organização do material.
Um exemplo de como o cuidado com as correspondência pode ser extremo é o condomínio Projeto Viver, na zona leste de São Paulo. Devido às 28 torres, que somam 1.792 unidades, o empreendimento recebe cerca de 10 mil cartas por dia. Para fazer a triagem são necessários dois funcionários destacados apenas para essa função.
Estrutura externa
Em alguns condomínios mais novos, o trabalho de separação e organização de correspondência não é feito internamente. Isso porque o próprio carteiro consegue entregar as cartas destinadas àquele condomínio, quando o mesmo conta com uma caixa de correspondência.
Há condomínios que conseguem fazer essa adaptação em sua estrutura, justamente para agilizar a entrega do material no condomínio. Em alguns casos, há espaço até para revistas. Apenas os jornais é que são entregues na portaria e encaminhados para as unidades, por serem mais volumosos.
As cartas que necessitem de assinatura também devem ser entregues ao profissional da portaria, com protocolo.
Extravio
Deixar de receber uma carta por falta de atenção dos funcionários do condomínio é algo extremamente complicado.
Se a situação começar a se tornar corriqueira, vale conversar com os funcionários da área e tentar descobrir se há algo de diferente acontecendo, ou se o volume de trabalho aumentou de repente, e com isso, o ritmo de trabalho aumentou muito. Oferecer reciclagem também pode ser uma alternativa aos funcionários da área para melhorar o desempenho.
Sempre que houver um extravio, o morador em questão deve registrar sua queixa no livro de ocorrências, além de conversar com o zelador. Assim, ficam todos cientes do acontecido, além do morador que ficou sem sua correspondência ter um registro por escrito da situação.
Fonte: www.sindiconet.com.br
